Wir, die Argen Dental GmbH, haben ein internes Hinweisgebersystem zur Aufdeckung und Prävention von Verstößen gegen geltendes Recht sowie Unternehmensrichtlinien implementiert.
Dieses Hinweisgebersystem steht Mitarbeitenden und Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, etc.) jederzeit zur Verfügung.
Wir geben Ihnen mit diesem Hinweisgebersystem die Möglichkeit, Hinweise zu etwaigen Verstößen auch anonym abzugeben.
Sofern Sie als Hinweisgeber bewusst nicht anonym bleiben möchten, können Sie Ihren Vor- und Nachname sowie Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift) freiwillig angeben.
Mit der Abgabe des Hinweises ist eine Verarbeitung Ihrer Angaben zum Vorfall sowie mögliche Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift) durch uns zum Zwecke der Untersuchung von Verstößen gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien oder zur Verhinderung von solchen Verstößen notwendig. Diese Daten werden gegebenenfalls vertraulich an Dritte, wie externe Wirtschaftsprüfer und/oder Rechtsanwälte, weitergegeben.
Wenn Sie Dateien als Belege für Ihren Hinweis hinzufügen, haben Sie vorab sichergestellt, dass sich dort keine unerwünschten Metainformationen oder personenbezogene Daten befinden, welche bei Abgabe einer anonymen Meldung Ihre Anonymität gefährden könnten.
Informationen zum Datenschutz können unserer Datenschutzerklärung entnommen werden:
Informationen zum Datenschutz können unserer Datenschutzerklärung entnommen werden:
1. Einleitung
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen als "betroffene Person" einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems sowie Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.
2. Verantwortlicher und Datensicherheit
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die:
Argen Dental GmbH
Fritz-Vomfelde-Str. 12
40547 Düsseldorf
Das Hinweisgebersystem wird durch unseren Auftragsverarbeiter, audatis Group GmbH, Luisenstraße 1, 32052 Herford betrieben. Eine Einsichtnahme in die in unserem Hinweisgebersystem gespeicherten Daten ist nur uns möglich.
Der Zugriff auf jegliche Daten ist reglementiert und auf einen engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen beschränkt.
3. Kontakt Datenschutz
Im Falle von Datenschutzanfragen nutzen Sie sich bitte unser Kontaktformular unter https://www.argen.de/kontakt/datenschutz/ oder an datenschutz@argen.de .
4. Zweck des Hinweisgebersystems, Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Das Hinweisgebersystemdient der Entgegennahme von Meldungen betreffend (möglicher) Verstöße innerhalb des Unternehmens gegen gesetzliche Vorschriften sowie gegen die Richtlinien des Unternehmens.
Werden Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zur betroffenen Person sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeitet, so erfolgt dies entweder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO oder bei freiwilliger Bereitstellung eines Hinweisgebersystems auf Grundlage des berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung von Meldungen, um Folgemaßnahmen durchführen zu können. Die Verarbeitung erfolgt ferner zur Wahrnehmung des berechtigten Interesses des Unternehmens daran, die ihr obliegende Aufsichtspflicht wahrzunehmen (Art. 6 Abs. 1 S. lit. f) DSGVO i.V.m. insbesondere § 130 Abs. 1 OWiG).
Rechtliche Schritte zur Sanktionierung von Verstößen erfolgen auf Grundlage von § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG, sowie bei Involvierung der zuständigen Behörden auf Grundlage des berechtigten Interesses des Unternehmens daran daran, Verstöße vollständig aufzuklären und zukünftig zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) bzw. bei Bestehen einer entsprechenden gesetzlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der entsprechenden Rechtsvorschrift.
Holen wir eine Einwilligung ein, so ist diese für die im Rahmen der entsprechenden Einwilligungserklärung benannten Zwecke die Rechtsgrundlage der Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO).
5. Welche Daten erheben wir, Hinweise zu Anlagen
Im Rahmen der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen über unser Hinweisgebersystem erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten:
Die IP-Adresse, unter der ein Zugriff auf das Hinweisgebersystem erfolgt – diese wird unverzüglich nach Beendigung der Verbindung vollständig gelöscht
Den durch den Hinweisgeber gewählten Benutzernamen
Die Identität und Kontaktdaten des Hinweisgebers, sofern freiwillig durch den Hinweisgeber mitgeteilt
Uhrzeit, Datum und Inhalt einer Meldung (z.B. Zeiten, Orte, Personen, mögliche Verstöße)
6. Empfänger der personenbezogenen Daten, Drittlandtransfer
Zur Bearbeitung, Aufklärung und der weiteren Verfolgung einer Meldung aus unserem Hinweisgebersystem sowie zur Abstellung ggf. identifizierter Verstöße kann es erforderlich werden, weitere Personenkreise über die Inhalte einer Meldung zu informieren.
Jede Information außerhalb des engen Kreises der Hinweisgeberstelleerfolgt dabei unter Wahrung eines strikten „need-to-know“-Prinzips, d.h. es werden nur diejenigen Personen informiert, die zwingend involviert werden müssen und dies auch nur insoweit, wie notwendig.
Bei Eingang einer Meldung kann es erforderlich werden, neben dem Management die Rechtsabteilung, externe Berater (z.B. Rechtsanwalts- und/oder Wirtschaftsprüfungskanzleien) und/oder die zuständigen Behörden (z.B. Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden) und Gerichte zu involvieren.
Ist in den Verstoß eine Tochtergesellschaft verwickelt, etwa da sich ein Hinweis auf Vorgänge innerhalb dieser Tochtergesellschaft bezieht, kann es erforderlich werden, auch Mitarbeiter dieser Tochtergesellschaft zu informieren.
In bestimmten Fällen kann es aus datenschutzrechtlichen Gründen zudem notwendig sein, den im Rahmen einer Meldung beschuldigten Mitarbeiter über die gegen ihn erhobenen Vorwürfe zu informieren. Wenn dies rechtlich zulässig ist, wird die Identität des Hinweisgebers hierbei weder mittelbar noch unmittelbar offengelegt. Dies gilt nicht für Fälle, in denen bewusst missbräuchliche, d.h. wahrheitswidrige Meldungen abgegeben wurden, mit der Absicht, die hiervon betroffene Person zu schädigen.
7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden im Rahmen des Hinweisgebersystems so lange gespeichert, wie dies für eine Beurteilung, Bearbeitung und ggf. eine Verfolgung der Meldung sowie für eine Durchsetzung eventueller Ansprüche des Unternehmens erforderlich ist. Meldungen werden entsprechend § 11 Abs. 5 HinSchG binnen drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern keine darüberhinausgehende Aufbewahrung für die Klärung erforderlicher rechtlicher Schritte notwendig ist.
Eine Speicherung personenbezogener Daten über die benannten Zeiträume hinaus, kann erfolgen, wenn und soweit das Unternehmen zur Aufbewahrung personenbezogener Daten kraft Gesetzes verpflichtet ist oder ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung geltend machen kann.
8. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung sowie Profiling gleich welcher Art.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Unter den in der jeweiligen Vorschrift benannten Voraussetzungen und unter Berücksichtigung der Einschränkungen dieser Rechte entsprechend der DSGVO sowie des BDSG, stehen Ihnen als betroffene Person die folgenden Rechte zu:
Recht auf Bestätigung
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Recht auf Auskunft Art. 15 DSGVO
Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu erhalten.
Recht auf Berichtigung Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Löschung Art. 17 DSGVO
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung bzw. Speicherung nicht erforderlich ist.
Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.
Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln. Ferner haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und soweit hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.
Widerspruch Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder f (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerruf einer Einwilligung
Sie haben das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Betrifft die Einwilligung die Verarbeitung der Identitätsdaten des Hinweisgebers, so kann die Einwilligung nur binnen eines Monats nach Abgabe der Meldung widerrufen werden. Nach Ablauf dieser Frist ist grundsätzlich die Information des beschuldigten Mitarbeiters über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einschließlich der Quelle der Meldung erforderlich. Die Verarbeitung kann daher nach Ablauf der Monatsfrist nicht mehr eingestellt werden.
Im Ausnahmefall – etwa bei Anwendbarkeit gesetzlicher Meldefristen – kann eine Verkürzung der Widerrufsfrist der Einwilligung in Betracht kommen.
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer für Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.