Wir, der Hammer SportClub 2008 e.V., haben ein internes Hinweisgebersystem zur Aufdeckung und Prävention von Verstößen gegen geltendes Recht sowie Unternehmensrichtlinien implementiert.
Dieses Hinweisgebersystem steht Mitarbeitenden und Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, etc.) jederzeit zur Verfügung.
Wir geben Ihnen mit diesem Hinweisgebersystem die Möglichkeit, Hinweise zu etwaigen Verstößen auch anonym abzugeben.
Sofern Sie als Hinweisgeber bewusst nicht anonym bleiben möchten, können Sie Ihren Vor- und Nachname sowie Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift) freiwillig angeben.
Mit der Abgabe des Hinweises ist eine Verarbeitung Ihrer Angaben zum Vorfall sowie mögliche Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift) durch uns zum Zwecke der Untersuchung von Verstößen gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien oder zur Verhinderung von solchen Verstößen notwendig. Diese Daten werden gegebenenfalls vertraulich in Übereinstimmung mit den untenstehenden Datenschutzhinweisen an Dritte, wie externe Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder Behörden, weitergegeben.
Wenn Sie Dateien als Belege für Ihren Hinweis hinzufügen, haben Sie vorab sichergestellt, dass sich dort keine unerwünschten Metainformationen oder personenbezogene Daten befinden, welche bei Abgabe einer anonymen Meldung Ihre Anonymität gefährden könnten.
Datenschutzerklärung zum Hinweisgebersystem
Der Hammer SportClub 2008 e.V. sowie die smart-link Gesellschaft für EDV-Systemlösungen als Ombudsstelle (interne Meldestelle i.S. des HinwSchG) verarbeiten als gemeinsam Verantwortliche personenbezogene Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems.
1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze sind:
Hammer SportClub 2008 e.V.
Am Südbad 9
59069 Hamm
Tel.: (0 23 81) 87 10 107
Fax: (0 23 81) 53 22 7
und
smart-link Gesellschaft für EDV-Systemlösungen mbH
Eschstr. 27
32257 Bünde
(“Ombudsstelle”)
Die Rechte und Pflichten der gemeinsam Verantwortlichen sind gem. Art. 26 DSGVO zwischen diesen vereinbart. Für die Informationspflicht ist die jeweilige verantwortliche Stelle zuständig. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte (s. unten) können Sie sich an den unten genannten Ansprechpartner wenden.
2. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: Angaben über die beschuldigte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Da das Meldeverfahren des Hammer SportClub 2008 e.V. vorsieht, dass Hinweise anonym erfolgen können, werden, falls Hinweisgeber*innen sich nicht selbst anders äußern, keine personenbezogenen Daten über sie erhoben. Anderenfalls kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, ihre Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße beim Hammer SportClub 2008 e.V., insbesondere über strafbare Handlungen im Bereich der Wirtschaftskriminalität und Korruption.
4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m § 12 HinSchG verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses des Hammer SportClub 2008 e.V.. Dieses berechtigte Interesse liegt in der Korruptionsprävention und –bekämpfung sowie darin, schwerwiegende Verdachtsfälle über andere Regelverstöße zu bearbeiten und den Hammer SportClub 2008 e.V. und seine Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z. B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden vermeiden hilft, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht.
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die gemeinsam Verantwortlichen stellen grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten und befähigten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.
Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen des Hammer SportClub 2008 e.V. weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.
6. Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist von regelmäßig einem Monat und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.
7. Datensicherheit
Die gemeinsam Verantwortlichen setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.
8. Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.
9. Betroffenenrechte
Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es den gemeinsam Verantwortlichen gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DSGVO kann die betroffene Person an eine der verantwortlichen Stellen richten.
Ansprechpartner des Hammer SportClub 2008 e.V. ist:
Herr Christian Pfeiffer (Datenschutzbeauftragter Hammer SportClub 2008. e.V.)
smart-link Gesellschaft für EDV-Systemlösungen
Eschstr. 27
32257 Bünde
05223-6874700
Christian.Pfeiffer@smart-link.de
Ansprechpartner der Ombudsstelle ist:
Frau Helene Fetz (Datenschutzbeauftragte smart-link)
smart-link Gesellschaft für EDV-Systemlösungen
Eschstr. 27
32257 Bünde
05223-6874700
Helene.Fetz@smart-link.de